Ứng dụng "Phòng họp không giấy" trên thiết bị di động của được Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tỉnh Long An (ICTLA) phát triển, giúp tối ưu hóa quy trình tổ chức và quản lý phòng họp trong công ty một cách hiệu quả và tiện lợi. Với ứng dụng này, người dùng có thể tạo, quản lý và tham gia vào các cuộc họp mà không cần sử dụng giấy tờ truyền thống, tham gia biểu quyết thời gian thực, đồng thời tích nhiều công nghệ mới vào trong ứng dụng như AI, Cloud Services...
Các tính năng chính của ứng dụng:
1. Tạo phòng họp: Người dùng có thể xem lịch trống và đặt phòng họp thông qua ứng dụng. Họ có thể chọn ngày, giờ và địa điểm cụ thể, cũng như chỉ định số lượng người tham dự.
2. Thông báo: Người dùng có thể gửi lời mời đến các thành viên tham gia cuộc họp thông qua ứng dụng. Lời mời được gửi qua email, Zalo hoặc thông báo trong ứng dụng, cung cấp thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp.
3. Quản lý phòng họp: Người dùng có thể xem danh sách các cuộc họp đã đặt và quản lý chúng thông qua ứng dụng. Họ có thể thay đổi thông tin cuộc họp, hủy bỏ hoặc di chuyển lịch họp nhanh chóng và dễ dàng. Bên cạnh đó, người điều hành có thể duyệt phát biểu, đăng thông báo bằng chữ kèm hình ảnh, video, âm thanh hoặc tập tin.
4. Tham gia cuộc họp: Khi đến thời gian cuộc họp, người dùng có thể sử dụng ứng dụng để tham gia vào cuộc họp mà không cần sử dụng giấy tờ. Họ có thể xem nội dung cuộc họp, chia sẻ tài liệu và tham gia thảo luận trực tuyến với các thành viên khác.
5. Biểu quyết: Khi diễn ra cuộc họp, người điều hành có thể tạo biểu quyết và thống kê kết quả biểu quyết theo thời gian thực.
6. Nói và chuyển thành văn bản: Người tham gia có thể phát biểu bằng cách nói trực tiếp vào ứng dụng, sau đó ứng dụng sẽ chuyển đoạn thoại đó sang văn bản, người dùng có thể xem lại nội dung và có thể tạo nội dung cuộc họp từ tất cả các phát biểu và nội dung trong cuộc họp.
7. Thống kê và báo cáo: Ứng dụng cung cấp chức năng thống kê và báo cáo về các cuộc họp đã diễn ra, thời gian sử dụng phòng họp, số lượng người tham dự và các số liệu liên quan khác. Điều này giúp ICTLA hiểu rõ hơn về việc sử dụng phòng họp và tối ưu hóa tài nguyên.
8. Nhắn tin trong cuộc họp: khi cuộc họp diễn ra, người dùng có thể nhắn tin với nhau để trao đổi thông tin như các ứng dụng nhắn tin phổ biến hiện nay.
Tổng quan, ứng dụng "Phòng họp không giấy" của ICTLA mang lại sự tiện lợi, tối ưu hóa và quản lý hiệu quả cho quy trình tổ chức và tham gia các cuộc họp. Nó giúp tiết kiệm thời gian, giấy tờ và tài nguyên, đồng thời tăng cường sự linh hoạt và giao tiếp hiệu quả trong công ty.